KYK Yurt Yönetim ve Öğrenci Mobil Uygulaması | Dijital Dönüşüm
Burdur 'da okuduğum zamanlar KYK yurdunda kalıyordum, yurtlar da belirli dönemlerde çeşitli etkinlikler ve programlar düzenleniyordu. Genelde etkinlikler, her katta bulunan afiş panosunda duyurulur veya anlık etkinlik ve duyurularda anons sistemi üzerinden öğrencilere bilgilendirme yapılıyordu. Kaldığımız yurtta birde her katta dilek ve şikayet kutuları bulunur. Öğrenciler yurtta görmek ve istedikleri veya rahatsız oldukları durumları dilek ve şikayet kutular aracılığıyla yurt yönetimine bildirebiliyordu. Burada en büyük dezavantajlardan biri öğrenciler eğer yurtta yok ise yapılan duyurulardan haberi olmamaktadır.
Yurtlarda bulunan bir diğer durumda; çamaşır ve kurutma makinelerinin kullanımı gibi durumlarda, öğrenciler odaya giderek boş ve dolu makineleri kontrol ediliyordu ona göre sıra alınıp işlerini o şekilde ilerletiyordu. Yurda gitmediklerinde ise; gitmeyecekleri günleri önceden form doldurarak yönetime bildirmeleri gerekiyordu. Kargo takibi de benzer şekilde formu doldurarak alınıyordu. Kargo geldiklerinde yurdun girişinde bulunan güvenliklere bırakılıyordu. Kargo gelmeden önce kargo beklediğini forma dolduruyorsun ve bilgilerini formda doldurarak senin adına güvenlik tarafından alınıyordu.
Yaptığım uygulamada ise bu tarz kağıt ile işleyişin tamamını uygulamaya dökmek oldu. Yönetim tarafında bildirimleri takip etmek için duyurular etkinlikleri düzenlemek gibi işler için yönetim paneli üzerinden veri girişi yapılmaktadır. Öğrenciler ise yapılan bildirimleri uygulama üzerinden takip edebilecektir. dilek ve şikayetleri uygulama üzerinden anlık olarak yönetime bildirebileceklerdir. Uygulamanın biraz daha detayını inceleyelim aşağıda bazı ekran görüntüleri ile uygulamanın içeriğini anlatmaya çalışacağım;
Mobil Uygulama - Anasayfa
.
Uygulamada ilk açıldığında aktif olan duyuru ve bildirimler gözükecektir. Yatay bir şekilde kaydırılarak bildirim, duyuru ve etkinlikleri öğrenciler görünütleyebilmektedir. Öğrenciler yapılan duyurular hakkında detaylı bilgileri görüntülemek için ilgili duyuruya tıklayarak detaya gidebilmektedir. Uygulama basit bir şekilde tasarlanmıştır. Soldan açılır-kapanır menü yapılarak diğer özelliklere hızlıca erişebilmektedir. Duyurular, Şikayet ve Öneri ve Anketler 3 başlık öğrenciler için, Kat görevlileri, güvenlik görevlileri ise personeller için ekranlar oluşmaktadır. Kat görevlileri günlük 2 sefer olarak odalar için gerekli temizlikleri yapmaktadırlar, burada odalarda bulunan arıza bildirimlerini veya ileri bir olumsuzluk hakkında yönetimi bildirmektedirler. Bunun yanında temizlik yaptıkları odalar da kapının arkasında odayı temizledikleri hakkında temizlik yaptıkları saat, yapan kişi ve imza atarak formu dolduruyorlar. Uygulama ile beraber artık kapının arkasında bulunan QR kod okutularak oda temizliğini yaptıklarını bildirmektedirler. Aynı şekilde güvenlik görevlileri de katları belli süre aralğında gezerek sorun olup olmadığını kontrol etmektedir. Belli yerlerde bulunan formlar ile katları gezdiklerini form üzerinden yönetime dolduruyorlar, Burada da güvenlik görevlilerinde olduğu gibi QR ile katları gezdiğini yönetime bildirebileceklerdir. Dijital dönüşümle beraber; kağıt tasarrufu yapılmış oldu, işleyişin takibi daha kolaylaşmış oldu.
Mobil Uygulama - Dilek ve Şikayet
Öğrenciler dilek ve şikayetlerini yukarıda gördüğümüz ekran üzerinden yapabileceklerdir. Burada zorunlu olan alanlar doldurulmadığında uyarı verilmektedir. Kullanıcıdan basit bilgiler isteniyor. Ad soyad, mail, oda numarası, dilek ve şikayetin detayı gibi bilgiler giriliyor, en sonda ise yapılacak bildirimin dilek mi ? yoksa şikayet mi olduğunu seçerek yönetime iletiliyor. Bu şekilde yönetim tarafından gelen bildirimin dilek mi şikayet mi olduğunu daha rahat bir şekilde filtrelemesi yapılacaktır.
Web Sitesi - Menü
Yönetim panelinde, Personellerin duyuru ve etkinliklerin girebileceği alanlar, Dilek ve şikayetlerin, Yemek listesi, personellerin takibini buradan yapabileceklerdir. Yanlarında bulunan sayılar ise Duyurular kısmında kırmızı renkli olan aktif ve pasifliği simgelemektedir. 0 Pasif duyuru 2 tane de aktif duyuru olduğunu belirtmektedir. Dilek ve Şikayetlerde Okunmayan 0 okunan 2 tane dilek ve şikayet olduğunu göstermektedir. Yemek listesi sekmesinde ise, yurtlarda çıkarılacak yemekler önceden yemekhane bölümüne asılır ve haftalık yemek listesi oradan takip edilmektedir. Dijital dönüşüm ile beraber artık bunu da uygulama üzerinden yapabileceklerdir. bu şekilde bugün ne yemek olduğunu yemekhaneye gitmeden öğrenebileceklerdir. Temizlik ve güvenlik personelleri kısmında ise Personellerin sisteme kaydedilmeleri sağlanıyor bu şekilde QR kod okuturken sistemde aktif çalışanlar tarafından okunduğunda aksiyon alınabilecek diğer türlü okunan QR kodun bir anlamı olmayacaktır.
Web Sitesi - Dilek ve Şikayet Listesi
Ekranda ise öğrenciler tarafından gönderilen dilek ve şikayetlerin listelendiği ekranlar gözükmektedir. İstek türünden gelen geri bildirimin dilek mi şikayet olduğunu anlaşılacaktır. Durumundan ise daha önce okunup okunmadığı anlaşılacaktır. tamamlanan talepleri buradan silebileceklerdir.
Web Sitesi - Duyuru Bildirim Ekleme
Yönetim tarafı duyuru ve bildirimlerini yukarıdaki ekran üzerinden öğrencilerle paylaşabileceklerdir. Duyuru başlığı, detayı ve duyuru hakkında bir resim yüklenmesi bekleniyor, Tür kısmından Duyurunun aktif mi ? yoksa pasif mi olduğunu belirleniyor eğer aktifse öğrenciler tarafından gözükecektir değilse sistemde kayıtlı fakat öğrenciler tarafından görüntülenemeyecektir.
Uygulama genel hatlarıyla bu şekildeydi uygulamayı yapmaya başladığımda 2019 'un son zamanlarıydı daha Korona virüs(!) Türkiye de yayılmaya başlanmıştı fakat tedbirler daha başlatılmamıştı. Uygulama bu şekilde yarım kaldı derken öğrenciler erkenden evlerine gönderilmişti. O dönemlerde Yurtdışından gelen yolcuları 2 haftalık karantina süresinden sonra evlerine gitmelerine izin veriliyordu. O süre zarfında ise tedbiren odalardan dışarı çıkmıyorlardı. Yemekler odalarına servis ediliyordu. dışarıdan bir ihtiyaçlarını tek tek odaları gezerek o şekilde talep ediliyordu. Yaptığım uygulama burada çok işe yaramıştı Yurtta kalan kişiler uygulamayı indirererek ihtiyaçlarını uygulama üzerinden yönetime bildiriyorlardı. Yönetimde gelen talepleri uygulama üzerinden okuyup gerçekleştiriyorlardı. Devamında ise çevre yurtlarda da kullanmaya başlanmıştı.
Teknoloji olarak android uygulaması, backend ile haberleşmesi için Retrofit kullanıldı. bildirim için firebase kullanıldı. Yönetim tarafındaki ekranlar PHP ile yazıldı veriler MYSQL kısmında tutularak geliştirildi.
Uygulama ile ilgili sorularınız varsa iletişime geçebilirsiniz.
